OBJETIVO:

La presente política tiene como objetivo establecer (i) los derechos que le asisten a todos los titulares de datos personales, los canales, procedimientos y mecanismos dispuestos para ejercerlos; (ii) las personas o autorizadas dentro de la Firma de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas; (iii) los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales tratados por E-SOLUCIONES TIC S.A.S. y/o por terceros que o hagan en nombre de ésta y/o en virtud de la Ley o contrato, previa autorización expresa y escrita del titular.

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de E-SOLUCIONES TIC S.A.S. y/o por terceros que o hagan en nombre de ésta y/o en virtud de la Ley o contrato, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para E-SOLUCIONES TIC S.A.S. y/o por terceros que o hagan en nombre de ésta y/o en virtud de la Ley o contrato

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

E-SOLUCIONES TIC S.A.S., sociedad comercial, legalmente constituida, identificada con el NIT 900.823.531-6, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla y sede principal en la Cr 44B No. 53B – 49 Piso 2. Página www.e-solucionestic.com. Teléfono 301 580 5039

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

E-SOLUCIONES TIC S.A.S. realizará el Tratamiento de los Datos Personales para las finalidades informadas al momento en que el Dato Personal sea recolectado y que sean expresamente consentidas.

Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades aquí previstas o las informadas al momento de la recolección de los datos:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Cumplir con los procesos internos de E-SOLUCIONES TIC S.A.S. en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de E- SOLUCIONES TIC S.A.S., con el fin de cumplir los contratos celebrados.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).

• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual E-SOLUCIONES TIC S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
• Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por E-SOLUCIONES TIC S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de honorarios, salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo, prestaciones de servicios, comercial o según lo disponga la ley.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente, etc.)
• Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales E-SOLUCIONES TIC S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos, de capacitación, formación o cualquier otro tipo de contrato donde sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
• Prestar los servicios ofrecidos por E-SOLUCIONES TIC S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.
• Suministrar la información a terceros con los cuales E-SOLUCIONES TIC S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• El control y la prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva incluyendo, pero sin limitarse, a la consulta en listas vinculantes, y toda la información necesaria requerida para dar cumplimiento a la regulación de prevención del fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, entre ellos, las siguientes actividades: Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, ya sean administrativas, de policía, judiciales, nacionales o internacionales. Lo anterior, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario.
• Usar y/o revelar información y datos personales, con el fin de defender los derechos y/o propiedad de E-SOLUCIONES TIC S.A.S., sus clientes, sitio web o de sus usuarios para la detección y prevención del fraude y para la detección, aprehensión o persecución de actos criminales.
• Realizar el control y prevención de actividades ilícitas como el fraude, la corrupción, el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas vinculantes, restrictivas o bases de datos públicas.
• Permitir el acceso a los datos personales a los auditores o terceros contratados para ejecutar y realizar procesos de auditoría interna o externa, propios de la actividad comercial que desarrolla E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Procesos al interior de E-SOLUCIONES TIC S.A.S., con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
• La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados y

certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.

• Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
• Realizar la selección, contratación y/o vinculación de servidores públicos y contratistas de prestación de servicios de la entidad.
• Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y planes de atención a emergencias.
• Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de los empleados y contratistas de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Gestionar el control de asistencia, cumplimiento de horarios de trabajo, acceso físico y logístico a instalaciones y activos de la empresa, evaluar riesgos, realizar encuestas de Clima Organizacional.
• Conservar evidencia de los eventos realizados, reuniones internas y externas.
• Atender requerimientos de información de entes de control tanto internos como externos.
• Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Realizar monitoreo a través de sistemas de videovigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Ejecutar trámites relacionados con la venta, cesión o enajenación de acciones.
• Realizar inscripciones ante el registro mercantil de la Cámara de Comercio.
• Realizar las actividades relativas al pago de dividendos.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Uso de datos biométricos que resultan necesarios para la identificación del titular (huella dactilar, registros fotográficos, fílmicos) para garantizar el control de ingresos y salida de las instalaciones de E- SOLUCIONES TIC S.A.S., así como la seguridad e integridad física del personal y de los bienes de la empresa.
• Mantener, recolectar y procesar inf9ormacion sobre la salud, estado físico para el desarrollo de programas de prevención y cuidado de la salud de los trabajadores y/o contratistas de E- SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Realizar análisis de seguridad para garantizar la protección de las personas y los bienes materiales que se encuentren en las instalaciones de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.
• Cumplimiento de obligaciones legales en materia de Salud y Seguridad en el Trabajo.
• Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de E-SOLUCIONES TIC S.A.S.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:

(i) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

1. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
5. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de mercadeo es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos, los canales de comunicación para hacer efectivos las PQR son los siguientes:

Página: https://www.e-solucionestic.com/ Correo electrónico: pqrs@e-tic.co

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, E-SOLUCIONES TIC S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

1. Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

1. • Nombre completo y apellidos
   • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de
   • contacto),
   • Medios para recibir respuesta a su solicitud,
   • Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción
   • del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar
   • prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la
   • información)
   • Firma (si aplica) y número de identificación.

1. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, E-SOLUCIONES TIC S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

VIGENCIA:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de 25 de Agosto de 2023.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su

información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.