Las empresas de análisis anuncian que para 2024 las organizaciones reducirán los costes operativos en un 30% al combinar tecnologías de automatización en sus procesos operativos optimizados.
Cada empresa tiene cientos de tareas internas que se llevan a cabo manualmente. Las áreas están estructuradas para cumplir con sus labores y objetivos sin importar el tiempo que demande ni las tareas que deban desarrollar. Entonces, ¿por qué no poner en marcha la automatización de procesos y transformación digital?
Hoy en día parece extraño que hablemos sobre empresas que realizan grandes procesos manualmente, pero no lo es. De hecho, el 69% de las organizaciones de todo el mundo no ha dado el salto hacia la transformación digital, tal vez por desconocimiento o miedo a la innovación. Lo cierto es que las empresas que no automatizan procesos dedican un tiempo excesivo a tareas que podrían ser realizadas con la ayuda de la tecnología.
Si quieres dar el salto hacia la Transformación tecnológica, adopción digital y aumentar la productividad de tu empresa, en este Blog compartiré contigo información muy importante.
¿Qué es la automatización de procesos?
Cuando hablamos de automatización de procesos empresariales nos referimos, a usar la tecnología para ayudarnos a ejecutar procesos recurrentes en el negocio. Esto busca reducir los gastos, potenciar la eficiencia y agilizar tareas que son cada vez más complejas.
¿Sabías que los equipos dedican casi el 20% de su tiempo a trabajos que podrían optimizarlo automatizándolo, como el análisis de datos y la revisión de los informes de situación? Por este motivo, los directores ejecutivos han entendido que la automatización de procesos se ha convertido en una tendencia y están trabajando para incorporarla.
Por ejemplo, un ejecutivo comercial que registra y realiza un seguimiento de cartera grande de clientes se beneficiaría al utilizar un sistema de control y automatización que genere notificaciones automáticas a las áreas asociadas como financiera, despacho y gerencia de las novedades el registro, cree recordatorios y actualice automáticamente un calendario o una base de datos de clientes. El mismo ejemplo también se aplica a las áreas de administrativa o de producción, teniendo en cuenta los detalles de su proceso.
Pero no creas que la automatización beneficia solo a algunas áreas en particular. Automatizar los procesos es más eficaz cuando se trata de aspectos multifuncionales, que abarcan toda la organización.
¿Cuándo automatizar un proceso?
Nuestro día a día está lleno de procesos automatizados que no notamos, pero que siempre están presentes. Desde lo más básico, como utilizar tu tarjeta de crédito y recibir un correo electrónico o un sms para notificarte, hasta solicitar una factura de compra a través de la aplicación móvil de una tienda.
Siempre que realices una acción en tu vida normal que involucre tecnología, puedes parar y notar que se trata de un proceso automatizado. Esa es la tendencia.
Existen muchas variables para analizar a la hora de automatizar un proceso, pero lo cierto es que depende de lo que cada empresa necesite para mejorar y ser más efectiva en su negocio.
Ejemplos de automatización de procesos
Compartiré contigo algunos ejemplos de automatización de procesos, te mostrare algunos de los más comunes para que los conozcas y entiendas su importancia dentro de la empresa.
- Procesos financieros
Por medio de sistemas de control y automatización especializados es posible tener una visión clara sobre las finanzas de la empresa, recibir alertas automáticas para no olvidar compromisos de pago o hasta registrar pequeños detalles como las comisiones por ventas que han ganado los empleados en un determinado periodo.
Con la automatización de este proceso, el sector financiero evita tareas administrativas repetitivas para adquirir un perfil más dinámico y estratégico que pueda ayudar en el crecimiento global del negocio.
- Gestión de documentos y contratos
La gestión de documentos y contratos es uno de los ejemplos más importantes de la automatización de procesos. Cuando no existe una buena gestión de estos documentos se generan pérdidas de productividad y hasta podrían aparecer algunos problemas paralelos como multas o acciones judiciales.
Las empresas cierran contratos con clientes, proveedores y prestadores de servicios continuamente. Estos documentos son importantes y requieren atención. Para cumplir con esta tarea hay diferentes sistemas de control y automatización, además de plataformas en la nube que ayudan a digitalizarlos, guardarlos con seguridad y visualizarlos fácilmente para que nada pase por alto.
- Atención al cliente
La automatización de procesos de atención al cliente se remite a pequeños detalles que marcan grandes diferencias y le permiten a los consumidores mejorar su experiencia con tu empresa. Pero no pienses que es necesario automatizar todo el proceso, porque tan solo basta implementarla en alguna etapa para lograr excelentes resultados.
¿Quieres un ejemplo?
Las aerolíneas permiten a sus clientes realizar el check-in por internet para reducir las filas en los aeropuertos y enfocarse en tareas más importantes. En este caso, la automatización de un simple proceso se convirtió en un detalle que hace que todos los involucrados ganen tiempo.
Tipos de automatización de procesos
La automatización de procesos se ha convertido en una acción necesaria dentro de las empresas a nivel mundial. Un estudio reveló que los trabajadores de oficina gastan 69 días al año en tareas administrativas, lo que cuesta a las organizaciones 5 billones de dólares al año.
Sin embargo, uno de los puntos más difíciles es descubrir cuál proceso automatizar para mejorar la calidad del servicio dentro de la empresa. Para facilitar esta tarea, citaremos algunos factores que indican la necesidad de la automatización de procesos. Y claro, si una actividad cumple con todos los criterios enumerados a continuación, o con la mayoría, es muy probable que necesites automatizarla:
- Gran volumen de tareas;
- Se requieren varias personas para ejecutar tareas;
- Naturaleza sensible al tiempo;
- Impacto significativo en otros procesos y sistemas;
- Necesidad de seguimientos de cumplimiento y auditoría.
Existen cientos de actividades y procesos que pueden automatizarse. Entre los más comunes encontramos:
- Notificaciones por correo electrónico;
- Soporte técnico;
- Migración de datos;
- Copias de seguridad y restauración;
- Solicitudes de los empleados;
- Procesos de compras;
- Pedidos;
- Procesos SST;
- Procesos del área de Recursos Humanos;
- Nómina;
- Facturación.
Cada organización debe hacer un análisis interno para entender sus propias necesidades y así implementar las automatizaciones en las áreas que reporten más beneficios.
E-TIC, ha implementado un equipo interdisciplinario en su área de INNOVACIÓN Y DESARROLLO I+D, que trabaja para entender las necesidades de las organizaciones y transformarlas adoptando las herramientas tecnológicas que representan más beneficio para la productividad y eficiencia de tu empresa.
